F
Filarch
Filarch
TR
Filarch / Web/meeting/Toplantı

Toplantı

1. Toplantılar

meetings Şekil 1.1 – Toplantılar Ana Sayfası

Kullanıcı, sol menüde yer alan Toplantılar bağlantısına tıkladığında toplantılar sayfasına yönlendirilir.
Sayfanın üst kısmında bulunan Toplantı Oluştur butonu ile yeni toplantı oluşturma ekranına geçilebilir.

Toplantılar sayfası üç sekmeden oluşur:

  • Takvim
  • Toplantı Kararlarım
  • Toplantı Eylemlerim

a. Takvim

meetings Şekil 1.2 – Takvim Görünümü

Takvim sekmesinde, kullanıcının katılımcısı olduğu tüm toplantılar takvim görünümü üzerinden görüntülenir.

Kullanıcı:

  • Günler arasında geçiş yapabilir
  • Gün, hafta veya ay görünümünü seçebilir

meeting_detail_modal Şekil 1.3 – Toplantı Detay Penceresi (Takvim Üzerinden)

Kullanıcı takvimde yer alan bir toplantıya tıkladığında, toplantı detaylarını gösteren bir pencere açılır.

Bu pencerede:

  • Toplantı başlığı görüntülenir
  • Toplantının yapılacağı uygulamaya (Google Meet, Zoom vb.) gidilebilir
  • Toplantı detay sayfasına geçilebilir
  • Toplantı güncellenebilir
  • Toplantı silinebilir
  • Toplantının PDF çıktısı alınabilir
  • Menü kapatılabilir

Detay alanında toplantıya ait aşağıdaki bilgiler yer alır:

  • Proje: Toplantının hangi proje için yapıldığını gösterir.
  • Tarih: Toplantının yapılacağı tarihi ifade eder.
  • Saat: Toplantının başlangıç ve bitiş saatlerini gösterir.
  • Periyot: oplantının kaç günde bir tekrar edeceğini ve hangi tarihe kadar süreceğini belirtir.
  • Başkan: Toplantıyı yöneten kullanıcıdır.
  • Raportör: Toplantı notlarını tutan kullanıcıdır.
  • Toplantı Türü: Toplantının uzaktan, yüz yüze veya hibrit olup olmadığını gösterir.
  • Konum: Toplantının yapılacağı adresi ifade eder.
  • Durum: Toplantının katılım durumunu gösterir. Açık, kapalı, beklemede, iptal edildi veya tamamlandı değerlerini alabilir.
  • Katılımcılar: Toplantıya katılan kullanıcılar tabloda listelenir.
  • Toplantı Konuları: Toplantıda ele alınacak konular tabloda gösterilir.

b. Toplantı Konularım

my_meeting_decisions Şekil 1.4 – Toplantı Konularım Sekmesi

Bu sekmede kullanıcının farklı toplantılardan kendisine atanan toplantı kararları tabloda listelenir. Tabloda kararlar aranabilir veya kararın ait olduğu toplantının detay sayfasına gidilebilir. Tablodaki bilgiler:

  • Toplantı: Kararın ait olduğu toplantıdır.
  • Başlık: Kararın başlığıdır.
  • Obje: Kararın hangi proje, klasör veya dosya üzerine ait olduğunu ifade eder.
  • Takipçi: Kararın takipçi kullanıcısını ifade eder. Bu sekme için takipçi, mevcut kullanıcıdır.
  • Açıklama: Kararın açıklamasıdır.

c. Toplantı Eylemlerim

my_meeting_action_items Şekil 1.5 – Toplantı Eylemlerim Sekmesi

Bu sekmede kullanıcının farklı toplantılardan kendisine atanan toplantı eylemleri tabloda listelenir. Tabloda eylemler aranabilir veya eylemin ait olduğu toplantının detay sayfasına gidilebilir. Tablodaki bilgiler:

  • Toplantı: Eylemin ait olduğu toplantıdır.
  • Obje: Eylemin hangi proje, klasör veya dosya üzerine ait olduğunu ifade eder.
  • Sorumlu: Eylemin sorumlu kullanıcısını ifade eder. Bu sekme için sorumlu, mevcut kullanıcıdır.
  • Notlar: Eylemin notlarıdır.
  • Durum: Eylemin durumunu belirtir. Açık, kapalı, beklemede, iptal edildi ve tamamlandı değerlerini alabilir.

2. Toplantı Oluştur

create_meeting Şekil 1.6 – Toplantı Oluşturma Ekranı

Toplantı Oluştur sayfası, yeni bir toplantı tanımlamak ve planlamak için kullanılır.
Bu sayfada toplantıya ait tüm bilgiler bir form aracılığıyla girilir.

Formda aşağıdaki alanlar yer alır:

  • Toplantı Konusu: Toplantı başlığını ifade eder. Zorunludur.
  • Çalışma Alanı: Toplantının hangi çalışma alanında gerçekleşeceğini belirtir. Zorunludur.
  • Proje: Toplantının hangi proje için yapılacağını belirtir. Zorunludur.
  • Başlangıç Zamanı: Toplantının başlangıç tarih ve saatini ifade eder. Zorunludur.
  • Bitiş Zamanı: Toplantının bitiş tarih ve saatini ifade eder. Zorunludur.
  • Son Düzenlenme Tarihi: Toplantının güncellenebileceği son tarihi belirtir. Bu tarihten sonra toplantı güncellenemez. Zorunludur.
  • Online Link: Online toplantılar için kullanılacak bağlantıdır (Google Meet, Zoom vb.). İsteğe bağlıdır.
  • Durum: Toplantının katılım durumunu ifade eder. Zorunludur.
  • Toplantı Türü: Toplantının uzaktan, yüz yüze veya hibrit olacağını belirtir. Zorunludur.
  • Kilitli Mi?: Toplantının kilitli olup olmadığını gösterir.

Periyot bilgileri, tekrar edilmesi istenen toplantılar için gerekli alanlardır. Periyot bilgisi girmek isteğe bağlıdır:

  • Periyot Adı Tekrar edecek toplantı için verilen isimdir.
  • Tekrar Gün Sayısı: Toplantının kaç günde bir tekrar edeceğini belirtir.
  • Periyot Başlangıç Tarihi: Toplantının tekrar etmeye başlayacağı tarihi ifade eder.
  • Periyot Bitiş Tarihi: Toplantının tekrarının sona ereceği tarihi ifade eder.

Lokasyon Bilgileri

Lokasyon bilgileri, yüz yüze veya hibrit toplantılar için kullanılır.

  • Yüz yüze toplantılar için zorunludur
  • Hibrit ve uzaktan toplantılar için isteğe bağlıdır

Alanlar:

  • Lokasyon Adı: Toplantının gerçekleşeceği yer için verilen isimdir.
  • Adres: Toplantının yapılacağı adres bilgisidir.
  • Harita Linki: Konumun Google Maps vb. harita servislerindeki bağlantısıdır.

Katılımcılar

Katılımcılar, seçilen çalışma alanı ve projede yetkili olan kullanıcılar arasından seçilir.

  • Uygun kullanıcılar Katılabilecek Kullanıcılar listesinde gösterilir
  • "+" butonuna tıklanarak katılımcı eklenir
  • "x" butonu ile katılımcı listeden çıkarılabilir

Başkan ve Raportör

  • Başkan, toplantıyı yöneten kullanıcıdır
  • Raportör, toplantı notlarını tutan kullanıcıdır

Bir toplantıda başkan ve raportör seçimi zorunludur.

Toplantıyı oluşturan kullanıcı:

  • Varsayılan olarak katılımcılara eklenir
  • Varsayılan olarak başkan olarak atanır
  • Kullanıcı isterse bu seçimleri değiştirebilir

Ziyaretçi Ekleme

Ziyaretçi Ekle butonu ile, çalışma alanı veya proje yetkisi olmayan kullanıcılar toplantıya eklenebilir.

  • Ziyaretçinin e-posta adresi girilir
  • Gerekirse “İsteğe Bağlı” seçeneği işaretlenir
  • Kaydetildiğinde ziyaretçi katılımcı listesine eklenir

Toplantı Konuları

Toplantıda konuşulacak konular bu alanda tanımlanabilir.
Toplantı konusu eklemek zorunlu değildir ve daha sonra da eklenebilir.

  • Manuel Seçim: Toplantı konusu, seçilen proje, klasör veya dosya ile ilişkilendirilir.
  • Havuzdan Seçim: Daha önce dosya yöneticisinde oluşturulmuş toplantı konuları seçilebilir.
  • Açıklama: Toplantı konusuna ait açıklamayı ifade eder.
  • Notlar: Toplantı konusuna ait ek notları ifade eder.

Kaydetme

Kullanıcı formu eksiksiz ve doğru şekilde doldurup Kaydet butonuna tıkladığında:

  • Toplantı oluşturulur
  • Kullanıcı toplantılar sayfasına yönlendirilir
  • Oluşturulan toplantı takvim üzerinde görüntülenir

3. Toplantı Detayları

meeting_details Şekil 1.7 – Toplantı Detayları Ana Sayfası

Kullanıcı, takvim veya toplantı listesi üzerinden bir toplantının Detaylar butonuna tıkladığında Toplantı Detayları sayfasına yönlendirilir.

Bu sayfa, toplantıya ait tüm bilgilerin görüntülendiği ve yönetildiği ana ekrandır.
Toplantı detayları dört ayrı sekme altında sunulur:

  • Toplantı Bilgileri: Toplantının genel bilgilerini ve katılımcı listesini gösterir.
  • Toplantı Konuları: Toplantıda ele alınacak veya ele alınmış konuları listeler ve yönetmenizi sağlar.
  • Toplantı Kararları: Toplantı sonucunda alınan kararların takip edilmesini sağlar.
  • Toplantı Eylemleri: Toplantı kapsamında belirlenen görev ve sorumlulukların takibini sağlar.

Her sekme, toplantının farklı bir yönünü yönetmenize olanak tanır ve birlikte kullanıldığında toplantı sürecinin uçtan uca kontrol edilmesini sağlar.

a. Toplantı Bilgileri

meeting_details Şekil 1.8 – Toplantı Bilgileri Sekmesi

Toplantı Bilgileri sekmesinde, toplantıya ait tüm temel bilgiler detaylı şekilde listelenir.
Bu sekme üzerinden toplantının mevcut durumu hızlıca incelenebilir ve toplantı bilgileri PDF formatında dışa aktarılabilir.

Bu sekmede yer alan bilgiler şunlardır:

  • Konu: Toplantı başlığını ifade eder.
  • Proje: Toplantının hangi proje kapsamında gerçekleştirildiğini gösterir.
  • Başlangıç ve Bitiş Zamanı: Toplantının yapılacağı tarih ve saat aralığını belirtir.
  • Son Düzenlenme Tarihi: Toplantının güncellenebileceği son tarihi ifade eder. Bu tarih geçtikten sonra toplantı üzerinde değişiklik yapılamaz.
  • Toplantı Türü: Toplantının uzaktan, yüz yüze veya hibrit olarak gerçekleştirileceğini belirtir.
  • Konum: Yüz yüze veya hibrit toplantılar için toplantının yapılacağı adres bilgisini gösterir.
  • Online Link: Online toplantılar için kullanılan bağlantıyı ifade eder (Google Meet, Zoom vb.).
  • Başkan: Toplantıyı yöneten kullanıcıdır.
  • Raportör: Toplantı notlarını tutmakla sorumlu kullanıcıdır.
  • Durum: Toplantının mevcut durumunu belirtir. Alabileceği değerler: Açık, Kapalı, Beklemede, İptal Edildi, Tamamlandı.
  • Kilitli: Toplantının kilitli olup olmadığını gösterir. Kilitli toplantılar güncellenemez.
  • Periyot: Toplantının tekrar edip etmediğini, ediyorsa kaç günde bir tekrar ettiğini ve hangi tarihe kadar süreceğini belirtir.
  • Oluşturulma Tarihi: Toplantının ilk oluşturulduğu tarihi gösterir.
  • Son Güncelleme Tarihi: Toplantı üzerinde yapılan son değişikliğin tarihini ifade eder.
  • Katılımcılar: Toplantıya davet edilen tüm katılımcılar tabloda listelenir.

b. Toplantı Konuları

meeting_topics Şekil 1.9 – Toplantı Konuları Sekmesi

Toplantı Konuları sekmesinde, toplantıya ait tüm konular tablo halinde listelenir.
Bu sekme üzerinden kullanıcı;

  • Yeni toplantı konusu ekleyebilir,
  • Mevcut konular arasında arama yapabilir,
  • Konuları güncelleyebilir,
  • Konuları silebilir.

create_meeting_topic Şekil 1.10 – Toplantı Konusu Ekleme Ekranı

Kullanıcı “Toplantı Konusu Ekle” butonuna tıkladığında bir menü açılır.
Bu menüde gerekli bilgiler doldurulup Kaydet butonuna basıldığında toplantı konusu oluşturulur ve tabloya eklenir.

Formda yer alan alanlar ve dikkat edilmesi gerekenler:

  • Obje: Toplantı konusunun hangi varlıkla ilişkili olduğunu belirtir. Proje, projedeki klasör veya dosya seçilebilir. Zorunludur.
  • Açıklama: Toplantı konusunun detaylı açıklamasını ifade eder. Zorunludur.
  • Notlar: Toplantı konusuna ait ek notları ifade eder. İsteğe bağlıdır.
  • Tartışıldı: Toplantı konusunun toplantı sırasında tartışılıp tartışılmadığını belirtir.

Tabloda yer alan bir toplantı konusunun Güncelleme butonuna tıklandığında, aynı menü seçilen konu bilgileri ile dolu şekilde açılır. Kullanıcı gerekli değişiklikleri yapıp kaydettiğinde, ilgili toplantı konusu ve tablo güncellenir.

c. Toplantı Kararları

meeting_decisions Şekil 1.11 – Toplantı Kararları Sekmesi

Toplantı Kararları sekmesinde, toplantıya ait tüm kararlar tablo halinde listelenir.
Bu sekme üzerinden kullanıcı;

  • Yeni toplantı kararı ekleyebilir,
  • Mevcut kararlar arasında arama yapabilir,
  • Kararları güncelleyebilir,
  • Kararları silebilir.

create_meeting_decision Şekil 1.12 – Toplantı Kararı Ekleme Ekranı

Kullanıcı “Toplantı Kararı Ekle” butonuna tıkladığında bir menü açılır.
Bu menüde gerekli bilgiler doldurulup Kaydet butonuna basıldığında toplantı kararı oluşturulur ve tabloya eklenir.
Formda yer alan alanlar ve dikkat edilmesi gerekenler:

  • Başlık: Toplantı kararının başlığını ifade eder. Zorunludur.
  • Obje: Toplantı kararının hangi varlıkla ilişkili olduğunu belirtir. Proje, projedeki klasör veya dosya seçilebilir.
  • Açıklama: Toplantı kararına ait açıklamayı ifade eder. İsteğe bağlıdır.
  • Takipçi: Toplantı kararının takipçisi olan kullanıcıyı ifade eder. Takipçi kullanıcı, kararın ilerleyişinden sorumludur.

Tabloda yer alan bir toplantı kararının Güncelleme butonuna tıklandığında, aynı menü seçilen karar bilgileri ile dolu şekilde açılır. Kullanıcı gerekli değişiklikleri yapıp kaydettiğinde, ilgili toplantı kararı ve tablo güncellenir.

d. Toplantı Eylemleri

meeting_action_items Şekil 1.13 – Toplantı Eylemleri Sekmesi

Toplantı Eylemleri sekmesinde, toplantıya ait tüm eylemler tablo halinde listelenir.
Bu sekme üzerinden kullanıcı;

  • Yeni toplantı eylemi ekleyebilir,
  • Mevcut eylemler arasında arama yapabilir,
  • Eylemleri güncelleyebilir,
  • Eylemleri silebilir.

create_meeting_action_item Şekil 1.14 – Toplantı Eylemi Ekleme Ekranı

Kullanıcı “Toplantı Eylemi Ekle” butonuna tıkladığında bir menü açılır.
Bu menüde gerekli bilgiler doldurulup Kaydet butonuna basıldığında toplantı eylemi oluşturulur ve tabloya eklenir.

Formda yer alan alanlar ve dikkat edilmesi gerekenler:

  • Sorumlu: Toplantı eyleminden sorumlu olan kullanıcıyı ifade eder. Zorunludur.
  • Bitiş Tarihi: Toplantı eyleminin tamamlanması gereken tarihi ifade eder.Zorunludur.
  • Obje: Toplantı eyleminin hangi varlıkla ilişkili olduğunu belirtir. Proje, projedeki klasör veya dosya seçilebilir.
  • Notlar: Toplantı eylemine ait açıklama ve notları ifade eder. İsteğe bağlıdır.

Hatırlatma ayarları, oluşturulan toplantı eylemi için sorumlu kullanıcıya belirli aralıklarla hatırlatma gönderilmesini sağlar. Bu alanların doldurulması isteğe bağlıdır.

  • Hatırlatma Adı: Hatırlatma için verilecek adı ifade eder.
  • Tekrar Sıklığı: Hatırlatmanın kaç günde bir tekrar edeceğini belirtir.
  • Başlangıç Tarihi: Hatırlatmanın başlayacağı tarihi ifade eder. Bu tarihten itibaren hatırlatma gönderilmeye başlanır.
  • Bitiş Tarihi: Hatırlatmanın sona ereceği tarihi ifade eder. Bu tarihten sonra hatırlatma gönderilmez.

Tabloda yer alan bir toplantı eyleminin Güncelleme butonuna tıklandığında, aynı menü seçilen eylem bilgileri ile dolu şekilde açılır. Kullanıcı gerekli değişiklikleri yapıp kaydettiğinde, ilgili toplantı eylemi ve tablo güncellenir.

4. Toplantı Güncelleme

update_meeting Şekil 1.15 – Toplantı Güncelleme Ekranı

Toplantı Güncelleme sayfası açıldığında, toplantı oluşturma formu güncellenecek toplantının mevcut bilgileri ile dolu halde gelir. Bu sayfada toplantı oluşturma ekranındaki tüm kurallar geçerlidir.

Kullanıcı, toplantı bilgilerini güncelleyebilir; ayrıca toplantıya karar ve eylem ekleyebilir.

Form başarıyla kaydedildiğinde kullanıcı toplantılar sayfasına yönlendirilir ve güncellenen toplantı takvimde listelenir.

5. Google Takvim ve Meet Entegrasyonu

create_meeting Şekil 1.16 – Google Takvim Bağlantı Yönetimi
create_meeting Şekil 1.17 – Google Takvim Görüntüsü

Sistem, toplantıların dış takvimlerle senkronize çalışabilmesi için Google Takvim entegrasyonuna tam destek verir. Kullanıcı, ayarlar menüsü üzerinden Google hesabını sisteme bağlayabilir.

Bağlantı Yönetimi: Takvim bağlantısı kurulduğunda, kullanıcı görselde (Şekil 1.16) görüldüğü gibi bağlantı durumunu izleyebilir ve dilediğinde hesabı değiştirebilir.

Otomatik Link Oluşturma: "Google Meet Linki Oluştur" seçeneği aktif edildiğinde, oluşturulan veya güncellenen her toplantı için sistem tarafından otomatik bir video konferans linki üretilir.

6. Toplantı Detayları ve PDF Raporlama

detail_meeting Şekil 1.19 – Toplantı Detayları Ekranı

Toplantı başarıyla oluşturulduktan veya güncellendikten sonra kullanıcı, toplantıya ait tüm verileri "Toplantı Detayları" ekranı üzerinden inceleyebilir. Bu ekran; toplantı bilgileri, konuları, kararları ve eylemleri içeren sekmeli bir yapıya sahiptir.

Detaylı İzleme: Kullanıcı; toplantı türü, online link (Google Meet), katılımcı listesi ve katılım durumları gibi kritik bilgileri bu ekrandan takip edebilir.

Dışa Aktarma: Ekranın sağ üst köşesinde bulunan "PDF Olarak Dışa Aktar" butonu (Şekil 1.19), mevcut toplantı tutanağının resmi bir döküman haline getirilmesini sağlar.

detail_meeting Şekil 1.20 – Toplantı Tutanağı PDF Çıktısı

"PDF Olarak Dışa Aktar" fonksiyonu çalıştırıldığında, sistem otomatik olarak profesyonel bir toplantı tutanağı oluşturur (Şekil 1.20). PDF raporu şu bölümlerden oluşur:

Başlık ve Özet Bilgiler: Toplantı adı, proje kodu, tarih, saat ve lokasyon bilgileri.

Katılımcı Tablosu: Toplantıya davet edilenlerin isimleri, e-posta adresleri ve rollerini içeren liste.

Konular (Topics): Toplantı esnasında ele alınan maddeler ve alınan notlar.

Kararlar ve Eylemler (Decisions & Action Items): Alınan stratejik kararlar ile bu kararlar doğrultusunda atanan görevler, sorumlular ve termin tarihlerini içeren detaylı tablolar.